Menu Close

Planejamento: como ter resultado em todas as áreas da sua agência

Isabela Braga

por Isabela Braga
Marketing de conteúdo
isabela.braga@monde.com.br

Planejar o ano da sua agência de viagens é essencial para alcançar bons resultados. Mas o planejamento não envolve apenas pensar em algumas estratégias e colocá-las em prática, ele exige organização e análise.

Neste artigo irei falar sobre:

  • Como definir os objetivos da agência;
  • Quais parâmetros do mercado analisar para definir objetivos que façam sentido;
  • Se existe um mês específico para realizar o planejamento;
  • O que analisar na área de marketing, vendas e financeiro para criar o planejamento;
  • Como documentar seu planejamento;
  • E o que fazer quando ele não está trazendo resultados.

Continue lendo para ter os melhores resultados neste ano!

Como definir os objetivos da agência

Definir os resultados que você quer ter durante o ano é o primeiro (e mais importante) passo do planejamento.

Pois sem essa definição, as ações ficarão perdidas, e logo vai surgir a sensação de que você está trabalhando, trabalhando e trabalhando, sem retorno positivo. Só é possível se planejar tendo um objetivo bem definido.

Independentemente do tamanho da sua agência, os temas de marketing, vendas e financeiro precisam ser bem trabalhados. Eles precisam ser analisados separadamente e em detalhes.

Então, primeiro é interessante rascunhar os objetivos pensando nessas 3 linhas, começando pela definição macro e especificando depois.

Esse trabalho pode ser realizado pelos proprietários e sócios. Assim, será possível apresentar à equipe a primeira ideia do planejamento. Todos podem opinar para que esse rascunho se torne mais detalhado.

Quais parâmetros utilizar para definir objetivos que façam sentido com a realidade do mercado?  

Pense em duas coisas:

Você não pode definir metas fáceis demais, pois elas precisam ser desafiadoras.

Desafiadoras, não impossíveis. Afinal, se elas estiverem distante demais da realidade e não forem alcançadas, todos ficarão frustrados.

E como saber se os objetivos definidos são desafiadores e possíveis?

Bom, é preciso que os proprietários estejam ligados no mercado e que procurem conversar com fornecedores em eventos e famtours. Isso facilitará o entendimento e o direcionamento das metas.

Nessas conversas com pessoas do ramo, busque falar sobre números, sobre o desempenho de todos, quais estratégias estão sendo aplicadas e quais estão funcionando.

Também é importante manter-se informado através da internet. O portal do Sebrae é uma ótima fonte de conhecimento. Lá você pode acessar conteúdos sobre empreendedorismo, finanças, vendas, etc.

Para a definição do objetivo, não deixe de analisar também:

  • É ano de eleição?
  • É ano de Copa do Mundo?
  • Em quais dias caem os feriados?
  • Qual a projeção do PIB?
  • Qual o reajuste da inflação?

Esses itens precisam ser pontuados para que você olhe para um contexto amplo.

Porém, não basta só olhar para fora, você precisa saber sobre a sua empresa. As informações de histórico da agência te ajudarão a saber se a definição está dentro da realidade do seu negócio.

Nas agências de viagens que possuem o Monde, o nosso sistema de gestão é utilizado como referência principal.

Com ele é possível analisar o histórico de vendas, faturamento, receita, todos os clientes e novos clientes, informações para ações de marketing, dados financeiros, etc.

Então, olhar os próprios números é um fator importantíssimo para não errar no planejamento. Nos próximos itens deste artigo, você irá perceber que precisa dessa análise interna, não tem como fugir.

A equipe é envolvida nessa parte de definição de objetivos?

Inicialmente, o proprietário da agência deve tirar um tempo para analisar todas as questões citadas acima.

Analisar o histórico do ano anterior, todos os resultados e as informações gerais de mercado. Esse é o momento de rascunhar a primeira versão do planejamento. Não precisa ser um rascunho muito detalhado, pois ele irá ser aprofundado depois.

Em seguida, é importante passar esse rascunho aos funcionários. Marque uma reunião e mostre a cada colaborador os seus resultados individuais no ano anterior.

Nessa reunião, busque entender o objetivo pessoal do colaborador, o que ele espera alcançar, como ele acha que pode evoluir e como a diretoria pode ajudá-lo. A entrega é única e todos precisam estar alinhados e caminhando na mesma direção.

Além disso, ouvir a equipe faz com que o rascunho inicial seja consolidado ou alterado, de acordo com a visão de todos da agência.

Existe um mês específico para iniciar a definição de objetivos e colocar o planejamento para rodar?

Não existe um mês ideal para realizar o planejamento de uma agência de viagens.

Existe a teoria do ano fiscal, que no Brasil é compreendido de janeiro a dezembro. Porém, essa linha é mais seguida por contadores e empresas que envolvem acionistas.

O negócio do agente de viagens é mais flexível e envolve ações internas de planejamento, como redução de despesas e meta de vendas. Por isso, não precisa estar vinculado ao ano fiscal.

Na Sonho Real Turismo, Americana – SP, o planejamento é realizado no mês de janeiro, por preferência dos sócios.

As novas metas e diretrizes são definidas em janeiro e passam a valer em fevereiro. Se você quiser iniciar o planejamento hoje, você pode. Assim que tudo estiver definido, coloque as estratégias para rodar.

Para quem nunca realizou um planejamento, qual a melhor maneira para começar?

O passo inicial é ter as informações centralizadas. Você precisa de uma ferramenta que facilite o armazenamento de todos os dados da agência para que seja possível ter um histórico.

Se você está começando a trabalhar um planejamento agora, precisa focar em sistematizar informações. Afinal, não dá para se planejar se você não tiver dados para se basear e analisar o quanto quer evoluir.

Lembra que falei da análise interna do seu negócio? Com dados em um só lugar, essa tarefa fica muito mais fácil.

Também é importante que o seu planejamento seja dividido entre áreas: financeiro, marketing e vendas, como disse anteriormente.

Área de marketing

Chegou a hora de detalhar seu planejamento por áreas. Vamos entrar em cada uma delas, começando pelo marketing.

Como definir a verba de marketing?

Para quem está começando a trabalhar essa área de marketing na agência, existe sempre aquela dúvida: estou investimento o suficiente para ter resultados?

A dica aqui é: definir uma verba de marketing anual e ter um valor disponível todos os meses. Essa verba deve ser estabelecida analisando a previsão de faturamento da agência, para que faça sentido.

Ou seja, você deve buscar nos seus relatórios financeiros a previsibilidade do faturamento da agência no ano. Quais são as saídas e entradas esperadas.

Claro que é preciso dar espaço para imprevistos, mas essa análise já dará um bom direcionamento.

E claro, acompanhe frequentemente o uso do dinheiro e os resultados, para saber se a estratégia está correta ou se faz sentido redefini-la.

A cada 2,3 meses é importante, além dessa análise frequente, analisar como está o faturamento da agência.

Pode ser que a previsão tenha mostrado um faturamento menor do que o que a agência está tendo de fato. Se as vendas estão indo bem e as estratégias estão funcionando, faz sentido investir mais em marketing também.

Área de vendas

É claro que é impossível realizar o planejamento da sua agência de viagens sem se preocupar com a área de vendas. Ela merece atenção e estratégias bem definidas para que mantenha a sua empresa em constante crescimento.

Gostaria de citar 3 ações de vendas específicas que precisam estar no seu planejamento, sendo analisadas com recorrência.

1- Prospecção. Responda:

Quais estratégias de prospecção você utilizou no ano anterior e quais resultados elas trouxeram? Para o planejamento deste ano, como você pretende organizar a área de vendas para atrair mais clientes? (caso você ainda não invista em marketing).

2- Taxa de conversão. Responda:

Qual foi a taxa de conversão que cada vendedor no ano passado? O que você fará este ano para melhorar esse resultado?

3- Ticket médio. Responda:

Qual o valor do ticket médio da sua agência? No ano anterior você trabalhou ações para elevar esse valor? A ação principal é treinar seus funcionários para agregar produtos a venda – seguro viagem, hospedagem (categoria superior), etc. Quais ações você planeja para elevar o ticket médio neste ano?

Para te ajudar ainda mais, tenho um artigo completo sobre essas 3 ações. Se quiser se aprofundar no tema, clique aqui para ler.

Área financeira

Normalmente os gestores se atentam muito ao planejamento de vendas e marketing, mas deixam um pouco de lado o financeiro, que é tão importante quanto as outras áreas.

É claro que o objetivo final é ter lucro, mas aumentar o lucro não significa apenas vender. Uma excelente gestão financeira vai te ajudar a ganhar mais.

Essa gestão envolve encontrar falhas que te fazem perder dinheiro e estudar maneiras de reduzir despesas.

A análise financeira envolve, por exemplo: fluxo de caixa (previsibilidade de despesas e receitas), capital de giro, redução de despesas e reserva financeira.

Mas a verba de marketing não faz parte do financeiro? Sim! Mas como nós separamos mais detalhadamente, ela está no bloco anterior.

Alguns conteúdos importantes para você:

[Blog post] Aprenda a manter um fluxo de caixa saudável mesmo em tempos de crise

[Blog post] Como parar de perder dinheiro na sua agência de viagens

[Webinar] Como manter um bom fluxo de caixa em tempos de crise

Meta de despesas

É preciso definir um limite de despesas mensais, assim a empresa mantém um equilíbrio entre todos os departamentos.

Ou seja, consegue investir em marketing, investir em coisas que a agência precisa (um computador novo, um novo funcionário, uma reforma, etc), mantendo o caixa saudável.

Eu sei que muitas vezes olhamos um fluxo um pouco maior de vendas e já queremos usar o dinheiro para aumentar a verba de marketing, ou investir em algo para a agência, como eu disse acima. Porém, é importante manter os pés no chão e analisar todo o planejamento que foi criado.

Planejamento financeiro em relação a reinvestimentos

Ter uma agência física exige que os gestores tenham um cuidado especial com o espaço. O cliente precisa se sentir confortável e o ambiente precisa passar credibilidade.

Então, reinvestir na agência é pensar em pequenas reformas, pintura, troca de móveis mais antigos, uma máquina de café, computadores mais novos para o trabalho do vendedor ser mais ágil, etc. Tudo isso eleva a experiência do cliente com a sua empresa e precisa entrar no planejamento.

Lembrando que é importante reinvestir com segurança, analisando todos os outros pontos citados neste artigo. Não comece a comprar e fazer reformas sem ter analisado o impacto que isso causará.

Quais são os erros mais comuns que devem ser evitados na área de finanças de uma agência de viagens?

O primeiro erro é mais comum do que deveria ser: o proprietário misturar as contas pessoais com as despesas da agência.

Isso é extremamente prejudicial, afinal, como você saberá os resultados reais da sua empresa se os dados estão misturados?

Para se aprofundar neste tema, leia o artigo: 5 formas para não misturar despesas particulares com despesas da agência.

Não ter um capital de giro

Vamos imaginar que a sua agência tem um custo mensal fixo de 15 mil reais por mês, (englobando aluguel, despesas com funcionários, verba de marketing, etc).

No final de cada mês, você precisa ter o valor total das despesas em caixa.

Mesmo que as receitas da sua agência não caiam no mês em questão (por causa de uma fatura do fornecedor que está para o futuro, a comissão de um hotel que você vai receber só no check-out, etc).

Independentemente dessas situações, você precisa ter em caixa no começo de cada mês, o valor para pagar suas despesas e manter a agência funcionando.

Esse valor é o capital de giro. Reúna as despesas fixas da sua empresa para definir o seu capital.

Lembrando que essas despesas não envolvem gastos esporádicos, como conserto do ar condicionado, por exemplo. Só entram os custos recorrentes. Por isso que além de ter um capital de giro, você precisa ter uma reserva financeira para imprevistos.

Deixar de conferir as faturas que chegam dos fornecedores

Quando você não confere as faturas, está sujeito a receber valores de comissão e over errados, o que prejudica os resultados da sua empresa.

Qualquer agência está sujeita a receber valores errados, já que os fornecedores trabalham com muitos sistemas e emitem centenas de faturas para centenas de agências. A tarefa de conferir se os valores estão corretos é sua.

Não realizar essa conferência é mais um erro cometido na área de finanças.

Leia: como parar de perder dinheiro na sua agência de viagens

Como documentar o planejamento

A revisão do planejamento durante o ano é importante para analisar se as estratégias estão funcionando e trazendo os resultados esperados.

Além disso, ele precisa estar disponível para que todos da equipe possam conferir se estão seguindo as ações pensadas inicialmente.

Não adianta definir todas as diretrizes no começo do ano e esquecê-las. O gestor precisa analisar se tudo está caminhando como deveria.

Ferramentas para documentação

Você pode utilizar as ferramentas gratuitas do Google para documentar.

O G Suite permite que você acesse as versões empresariais do Gmail, Documentos, Drive e Agenda. Se você ainda não usa, acesse o link e tenha mais informações.

Para facilitar ainda mais essa parte, criei um checklist que você pode preencher com suas metas e objetivos e acessar sempre que necessário. Clique aqui para baixar.  

Outra opção, mais estruturada, é você disponibilizar as informações importantes na Intranet, assim, todos podem acessar e as revisões e atualizações ficarão disponíveis e centralizadas.

Existem vários sistemas de Intranet corporativa, irei deixar alguns abaixo:

VivaIntra

Sabesim

Workplace do Facebook

O Trello também é uma ótima opção, pois é uma excelente ferramenta para rascunhar o planejamento e acompanhar as ações estratégicas.

Um exemplo:

planejamento com foco em resultados

O Trello tem uma versão gratuita bem completa. Tudo que for sendo conversado em reuniões, aprimorado e colocado em prática, você pode anotar dentro dos “cartões”, que são usados para documentação.

planejamento com foco em resultados

Não deixe de documentar. Esse é um processo indispensável para fazer seu planejamento funcionar.

O que fazer quando o planejamento não está alcançando os resultados esperados?

Quando isso acontece o desespero bate. Mas calma!

Primeiro é importante lembrar que errar faz parte do processo. Com o tempo as coisas vão ficando mais claras e os erros são corrigidos.

Mas você pode evitá-los respondendo todo mês a mesma pergunta: as suas ações estão te encaminhando para o objetivo final?

Você precisa conseguir identificar se o planejamento está realmente trazendo resultados. Esse é o primeiro ponto.

Se ele não está trazendo os resultados esperados, por mais que seja uma situação negativa, é o momento de extrair inteligência para melhorar.

O lado positivo é que você conseguiu identificar que algo está “fora da curva” e pode tomar atitudes para “entrar no rumo”.

Mas o que normalmente acontece em empresas, por incrível que pareça, não é errar muito no planejamento, mas deixar de colocar as ações em prática.

Conclusão

Ufa, artigo longo! Se você chegou até o final e está pensando: “nossa, não vou conseguir colocar tudo isso em prática”, tenha calma. Comece o seu rascunho, converse com amigos que são agentes de viagens e com fornecedores. Imagine como você quer que seja o ano da sua agência e pense em ações que te ajudarão a chegar lá.

Espero que o artigo tenha sido útil e que você consiga colocar em prática todos os tópicos.

Dúvidas? Deixe nos comentários.

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *

Webinar Google meu negócio --> EbooK Instagram -->
[CDATA[*/function read_cookie(a) {var b = a + "=";var c = document.cookie.split(";");for (var d = 0; d < c.length; d++) {var e = c[d]
[CDATA[*/function read_cookie(a) {var b = a + "=";var c = document.cookie.split(";");for (var d = 0; d < c.length; d++) {var e = c[d]