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Sistema de gestão: como implantar para ter benefícios em sua agência de viagens

Isabela Braga

por Isabela Braga
Marketing de conteúdo
isabela.braga@monde.com.br

Você já sentiu dificuldade para implantar algum novo processo em sua agência de viagens?

Neste artigo irei abordar, especificamente, a implantação de um sistema de gestão. Essa ferramenta muda diversos processos e exige um tempo para que tudo “entre nos trilhos”.

Muitos clientes que pensam em cancelar o Monde, nos dizem que os funcionários não se adaptaram, e, devido a falta de tempo, preferem cancelar a ferramenta que cuida da gestão da empresa.

Esse não é o melhor caminho, pois, como eu já disse em outros artigos, o sistema é um investimento necessário. Com o avanço acelerado da tecnologia, os consumidores exigem agilidade e não dá para trabalhar com processos arcaicos, é preciso inovar.

Por isso, se você contratou o Monde ou qualquer sistema de gestão do mercado, leia este artigo e entenda como fazer com que toda a equipe consiga se adaptar ao novo ritmo de trabalho.

Primeiro ponto: o que te motivou

Todo proprietário ou funcionário de agência de viagens que entra em contato conosco tem uma história. Todos têm um motivo para estar buscando um sistema de gestão.

Se você que está lendo este artigo foi a pessoa dentro da agência responsável pela contratação do sistema, essa motivação que te fez buscar uma melhoria, precisa ser transmitida para todo o time. Todos precisam “comprar a ideia”.

Para transmitir essa mensagem, responda a pergunta: o que te levou a buscar uma ferramenta de gestão?

Quando percebemos que estamos falhando em algum ponto, queremos melhorar. Nesses anos de contato com agentes de viagem, ouvimos sobre os mais diversos problemas. Por exemplo:

  • Não conseguir bater o caixa;
  • Erros nos lançamentos feitos em planilhas, ocasionando perda de dinheiro;
  • Perda de tempo em conferências, lançamentos totalmente manuais e pesquisas para encontrar informações;
  • Falta de organização da documentação da agência, tudo espalhado em diversos locais, dificultando o acesso;
  • Falta de segurança dos pagamentos e recebimentos.

Quando o agente percebe que algum desses problemas está interferindo no trabalho e fazendo a agência perder qualidade, ele busca uma solução.

Mas não é possível alcançar a solução voltando ao método antigo. Voltar aos processos em planilhas é voltar para o problema inicial.

Então, se comunique e faça com que todos entendam a motivação para a contratação de um sistema, assim, a implantação será menos complexa.

Por que todos da equipe devem ter acesso ao sistema desde a contratação?

Com a contratação do sistema para todos, o processo de aprendizagem será mais rápido porque os colaboradores estarão aprendendo e tirando dúvidas juntos.

E, acredite, se você contratar acesso à ferramenta apenas para uma parte da equipe, mais cedo ou mais tarde, os outros precisarão de informações que estarão no sistema.

Afinal, ele oferece dados sobre todas as áreas: vendas, financeiro, pós-venda, etc. Todos da agência podem usufruir.

Sendo assim, a empresa ganha agilidade na implantação da ferramenta para a equipe completa. É um processo muito menos burocrático e mais rápido. Vale a pena.

Como fazer com que todos da equipe queiram usar o sistema de gestão?

Impor a utilização da ferramenta pode não ser uma boa ideia, afinal, tudo que é imposto gera certa resistência. Mas, como eu disse acima, o sistema disponibiliza dados que podem ser utilizados por todos, para ações de venda, marketing, melhorias nos processos financeiros, análises, etc. Então, é importante que todos usem.

O ideal é que o gestor tenha metas estabelecidas e as passe para a equipe. Além disso, é essencial que os funcionários entendam e sintam que um dos principais intuitos do gestor é facilitar o trabalho de todos, jamais tornar mais complexo.

Quando metas concretas são estabelecidas, fica mais fácil criar motivação no time. O gestor nunca deve dizer que contratou um sistema de gestão simplesmente porque “achou interessante e quer ver no que vai dar”.

Com essa fala ninguém vai ver motivo para mudar toda uma rotina de trabalho.

Metas concretas podem ser:

1- Eu quero um controle de atendimentos eficaz;

2- Eu quero agilidade nos cadastros de vendas;

3- Quero buscar informações com alguns cliques;

4- Quero saber o aniversário dos clientes, a data de embarque, retorno de viagem, saber qual foi seu feedback, sua experiência;

5- Quero saber exatamente os valores das despesas e receitas da minha agência;

6- Quero ter previsibilidade financeira para investir no momento certo.

São muitos benefícios que um sistema de gestão oferece. O proprietário, líder, gestor da agência, precisa ter convicção da importância para alcançar excelentes resultados.

Acompanhe os funcionários no momento de estudo do sistema, tirando dúvidas

Mudar pode ser um pouco difícil. Porém, uma coisa pode dificultar ainda mais esse processo: esperar que os funcionários aprendam por conta, sem nenhum apoio.

Muitas vezes o gestor também está aprendendo sobre a nova ferramenta, mas isso não o impede de reunir a equipe em alguns momentos para que todos possam compartilhar suas dúvidas e falar sobre o que aprenderam.  

Além disso, no momento de contratar um sistema, é preciso estar atento aos seguintes pontos: a empresa que provem a ferramenta de gestão oferece um acompanhamento inicial? A empresa é conhecida pela qualidade e agilidade no atendimento de suporte?

Feche parceria com uma empresa que estará ao seu lado depois da contratação, dando uma atenção especial no começo, que é mais complicado, e claro, por todo o tempo que vocês forem parceiros.

Lembre-se: nenhuma mudança ocorre da noite para o dia

Nós temos o costume de querer que mudanças significativas ocorram em nossas vidas com um estalar de dedos. Infelizmente não é assim que acontece.

Quando um gestor decide que quer mudar e melhorar sua agência de viagens, ele precisa entender que será uma caminhada para a construção de uma empresa de sucesso.

A Monde já conta com mais de 2 mil clientes, que aprovam o nosso sistema. Mas o sucesso deles não foi conquistado do nada, eles tiveram que trabalhar. Toda agência pode obter excelentes resultados, como os dos nossos clientes, mas é preciso persistir.

Conclusão

Bom, está mais do que visível que o mercado evolui constantemente, a tecnologia tem se tornado cada vez mais acessível e os clientes cada vez mais exigentes. Eu sei que mudar pode parecer difícil, mas não deixe de tentar.

Feche parceria com uma empresa que se preocupa com os resultados de seus clientes e busque o seu sucesso!

Qualquer dúvida, pode deixar nos comentário ou mandar no e-mail: marketing@monde.com.br. Estou à disposição para ajudar.


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