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Aprenda a manter um fluxo de caixa saudável mesmo em tempos de crise

Isabela Braga

por Isabela Braga
Marketing de conteúdo
isabela.braga@monde.com.br

O fluxo de caixa permite que você mantenha a saúde financeira da sua agência de viagens, e isso pode não ser uma tarefa fácil. Um gestor precisa entender, pelo menos a base, de: vendas, marketing, liderança, contratação e financeiro. São muitos assuntos e incontáveis desafios.

Para te ajudar na parte de finanças, darei várias dicas importantes para manter um fluxo de caixa saudável mesmo em momentos de queda nas vendas. Acompanhe.

O que é ter um bom fluxo de caixa?

A definição, na realidade, é muito simples: ter dinheiro para pagar todas as contas em dia e manter o negócio saudável mesmo com imprevistos (a agência não fez muitas vendas e não atingiu os resultados esperados em determinado mês, por exemplo). 

Veja alguns fatores que podem impactar as vendas de uma agência de viagens.

O que afeta o negócio do agente de viagens?

Sazonalidades

No turismo existem os períodos de alta e baixa temporada. Eles ocasionam, consequentemente, aumento e queda nas vendas. Porém, independentemente do número de vendas realizadas em um período, as despesas da agência irão continuar sendo basicamente as mesmas. Por isso, os gestores precisam saber lidar com o fator sazonalidade.

 

fluxo de caixa - gráfico de sazonalidade de vendas
Gráfico do número de vendas de uma agência de viagens no ano de 2016.

Principais causas de sazonalidade

sazonalidades que podem afetar o fluxo de caixa

Causas naturais: os picos de compra e venda têm ligação direta com as variações climáticas. As vendas podem aumentar para destinos litorâneos no verão e
cidades de serra no inverno, por exemplo. E caso ocorra alguma catástrofe natural (terremoto, vulcão em erupção, tsunami, etc), as vendas podem cair drasticamente.

Causas institucionais: têm ligação com atividades escolares e celebrações típicas. O carnaval aumenta as vendas para Salvador, por exemplo.

Causas econômicas: quando o cenário econômico do país é positivo, geralmente temos um aumento na busca de viagens. E, em momentos de crise, a busca é menor.

Indicação de leitura:  sazonalidade no turismo.

Lembre-se que sua agência de viagens já inicia o mês com compromissos assumidos, que são os custos fixos para manter o negócio rodando (aluguel, salário dos funcionários, conta de água, energia, internet, etc). Como estar preparado para lidar com os custos todos os meses e manter um caixa saudável?

Primeira dica: separe as contas pessoais das contas da empresa

Pode parecer uma dica óbvia, mas esse ainda é o erro de muitos pequenos empresários brasileiros. Antes de iniciar qualquer ação, você precisa cumprir essa primeira dica, pois sem essa divisão de CPF e CNPJ fica difícil realizar qualquer planejamento financeiro, já que o fluxo de caixa da agência estará misturado com as suas contas.

Para entender mais sobre este tema, leia o artigo: 5 formas para não misturar despesas particulares com despesas da agência.

Segunda dica: defina seu salário fixo (pró-labore)

Se você é o proprietário da agência, precisa ter seu salário muito bem definido. O pró-labore não é variável, ele precisa ser definido de acordo com o seu custo de vida pessoal.

Claro que é preciso usar o bom senso para tomar essa decisão, lembrando que quanto maior for o seu salário, maior será o custo fixo da agência. Para definir esse valor, é preciso levar em consideração o estágio da empresa (tamanho, número de vendas, etc).

Defina-o pensando em um número razoável para você viver sem problemas, mas que dê fôlego para sua agência ter lucro e reservas para investimento. O salário dos sócios também precisa ser fixo.

Essa dica também ajuda na vida pessoal. Tendo um valor fixado para receber todo mês, você consegue se planejar melhor, assumir compromissos e estruturar sua vida financeira em torno desse montante.

Terceira dica: saiba quanto é o custo fixo da sua agência incluindo o seu salário e o dos sócios.

Como já citei anteriormente, esses são alguns dos custos fixos de uma empresa:

  • Seu salário (pró-labore);
  • Aluguéis;
  • Salário dos funcionários + encargos + 13° + férias;
  • Energia elétrica;
  • Internet.

Mesmo sem realizar nenhuma venda, esses custos precisam ser pagos todos os meses.

Para chegar ao custo fixo mensal da sua agência, puxe um relatório em seu sistema de backoffice ou some apenas dessas despesas recorrentes na planilha. O conserto do ar condicionado ou da máquina de café, por exemplo, não entra como um custo fixo, já que é um acontecimento esporádico.

Quarta dica: não faça retiradas ou investimentos enquanto não cobrir seus custos fixos do mês.

Antes de mais nada, como saber se já cobri meus custos fixos?

Basta analisar todas as comissões que a agência recebeu e subtrair desse valor todos os custos fixos e as despesas adicionais que ocorreram durante o mês.

Atenção ao analisar: o recebimento e o pagamento dessas receitas e despesas pode não acontecer dentro do mês. Às vezes você vendeu uma viagem hoje e receberá a comissão apenas no mês seguinte. Ou comprou um computador e precisará pagar a primeira parcela após 45 dias.

Como as despesas/receitas podem não entrar dentro do mês que você está analisando, a projeção de caixa torna-se muito importante.

Não existe outra forma de realizar essa projeção sem ter disciplina. Você precisa lançar em seu sistema de gestão exatamente o que está gastando, todas as vendas, saber quanto cada uma traz de receita real, etc.

Para que você tenha um pouco mais de segurança, faça retiradas ou investimentos mais significativos apenas a cada 6 meses. Nesse intervalo você pode fazer uma apuração no seu caixa para visualizar o montante que a agência tem e realizar um investimento com mais segurança, sem causar nenhum impacto na saúde financeira da empresa.  

Quinta dica: mantenha em conta corrente pelos menos o valor de 1 mês de custos fixos (capital de giro)

O capital de giro é um montante que você deve ter em conta, não para gastar, mas para realmente “girar” o mês.

Vamos imaginar que seu custo mensal é de R$10.000, logo, você deve trabalhar para ter, no mínimo, esse valor na conta corrente ao final de cada mês (capital de giro).

Dica: não deixe mais do que 1 mês do seu custo fixo parado na conta. Invista o excedente em fundo com taxa de administração mais baixa possível, pois esse dinheiro irá render e será um montante a mais para sua agência.

Lembrando: aqui estamos abordando de maneira simples o tema e insistimos que o assunto finanças é parte do “currículo” do empresário, que deve buscar entender mais sobre fluxo de caixa, demonstrativos, passivo, investimentos e etc. Vale a pena você estar sempre se atualizando com cursos no Sebrae, na associação comercial da sua cidade, com seu contador, etc.

Segue um artigo do Sebrae sobre capital de giro. 

Sexta dica: forme sua reserva de emergência.

O que é a reserva de emergência?

É o dinheiro que você deve ter em uma aplicação financeira segura para que possa resgatar em qualquer momento de necessidade. A aplicação excedente do capital de giro pode formar essa economia.

Seu computador pode parar de funcionar, a impressora pode precisar de conserto, um cano pode estourar na agência. Enfim, imprevistos acontecem e você precisa estar preparado. Recorrer ao caixa da empresa em todas as eventualidades é prejudicial e causa desequilíbrio financeiro.

Obs: caso você tenha algum problema pessoal, essa reserva também pode ser utilizada.

E qual valor deixar na reserva de emergência?

Avalie os riscos e decida a segurança que você quer para o seu negócio. Quais riscos você corre na sua agência? Veja alguns exemplos:

  • Você depende apenas de clientes grandes? Se esse seu cliente sair, você conseguirá manter o seu negócio rodando sem problemas? Na Monde nós já conversamos com diretores de agências de viagem que encerraram as atividades porque perderam grandes contas para concorrentes, diminuindo muito a receita da empresa.

 

  • Você dá crédito aos clientes? Ou seja, vende faturado? Isso ocorre mais comumente em agências com foco em viagens corporativas. Se analisarmos esse ponto, você precisa ter em reserva o valor das vendas faturadas, pois se uma inadimplência ocorrer, você precisará quitar os valores.

 

  • Você opera grupos próprios? Esse processo de operação acarreta um risco adicional para a agência. Se algum grupo fechar com prejuízo, uma reserva será necessária para diminuir o impacto financeiro.

A sugestão que deixamos neste tópico é: faça a somatória dos custos fixos de 3 a 6 meses da agência e deixe isso na reserva. É um número que costumamos ver como recomendação no mercado.

Sétima dica: dinheiro do cliente

Muito do dinheiro que circula em uma agência de viagens não é dela. Isso faz com que o processo de receber do cliente e pagar o fornecedor no futuro (que pode ser em um prazo de 15, 20, 30 dias, por exemplo) se torne uma rotina financeira, que quando não é administrada de forma profissional pode virar uma “bola de neve”.

Se o gestor não tem o controle financeiro da empresa em sua mãos, pode ficar perdido, achar que tem um valor sobrando em caixa, usar esse dinheiro de alguma maneira e não conseguir pagar o fornecedor no dia do vencimento da fatura.

Os gestores de agências de viagens precisam manter uma “postura firme” quando o assunto é o dinheiro dos clientes em conta, pois esse montante não é da empresa, é do consumidor e deverá ser repassado com segurança aos fornecedores.

O cliente confia na agência e ela tem o papel de garantir que o investimento da pessoa se transforme na viagem dos sonhos.

O sistema Monde possui um recurso para controle de fatura fornecedor. Com ele é possível conferir as faturas e garantir que todos os pagamentos e recebimentos estão corretos.

 

Proteja seu fluxo de caixa

 

  • Faça reservas mensais para demissões, 13° e férias de funcionários. A falta de dinheiro para demitir faz com que o colaborador seja “segurado” na empresa, o que pode ocasionar problemas na harmonia do time. Então, tenha a reserva mensal dos custos de demissão de cada funcionário (o mesmo vale para 13° e férias).

 

  • Estabeleça um plano de comissão por receita. No blog temos um artigo completo sobre esse plano de comissão. Leia aqui.

 

  • Cuidado com cheques pré-datados para depois do embarque. Se ele não tiver fundo, a agência terá que arcar com os custos.

 

  • Não dê crédito a qualquer cliente. Sua agência precisa se prevenir dos riscos, por isso, procure fazer vendas faturadas para clientes de confiança e empresas já consolidadas e conhecidas.

 

  • Evite depender somente de clientes grandes. Tenha um plano B para o caso de perder essas contas.

 

Importante

Algo deu errado e você precisa reduzir custos. E agora? Esse é um momento muito delicado, pois você precisará atentar-se para cortar custos que não afetarão seu negócio.

O sistema de gestão, por exemplo, é um valor que não pode ser eliminado, já que para recuperar a saúde financeira da agência será necessário saber exatamente quanto você está ganhando, perdendo e as previsões do fluxo de caixa.

Recomendação de leitura – sistema de gestão: custo ou investimento?

Seu checklist para manter um fluxo de caixa saudável

Agora é o momento de colocar em prática tudo que passei neste artigo. O checklist irá nortear o caminho que você deve seguir para manter um fluxo de caixa saudável.

1- Separe as contas pessoais das contas da empresa

 

2- Defina seu salário fixo e não tire-o do lucro da empresa;

 

3- Saiba claramente os custos fixos da empresa (incluindo seu salário);

 

4- Não faça investimentos ou retiradas sem ter certeza que já cobriu os custos fixos mensais;

 

5- Mantenha o capital de giro na conta no fim de cada mês;

 

6- Forme sua reserva de emergência.

 

Dúvidas? Deixe nos comentários.

 

Quer conhecer o sistema de gestão Monde para controlar o fluxo de caixa da sua agência de viagens? Clique aqui e solicite o contato de um de nossos vendedores. 

 

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