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Descubra como o controle financeiro pode impactar sua agência de viagens

Isabela Braga

por Isabela Braga
Marketing de conteúdo
isabela.braga@monde.com.br

Muitos agentes de viagens já me relataram que não conseguem ver com clareza o que entra e sai da agência, ou seja, as despesas e receitas. Esse é o controle financeiro mais básico que uma agência precisa ter. Não entenda básico como simples, o controle financeiro pode ser complexo se você não utiliza as ferramentas corretas. Este artigo tem como objetivo te ajudar a descobrir e entender como o controle financeiro pode impactar sua agência de viagens.

Conferir valores de recebimento

Você faz a conferência dos valores de comissão que sua agência deve receber e pagar aos fornecedores? Existem centenas de gestores que deixam essa conferência como segundo plano e perdem muito dinheiro. Primeiro é preciso entender que os fornecedores emitem milhares de faturas todos os dias e que esse processo é passível de erro. Conheço muitas agências que deixam para fazer a conferência depois de ter pago a fatura. Você pode descobrir um erro e entrar em contato com o fornecedor, mas o processo será muito mais complicado e demorado. Além disso, quando você deixa para conferir depois, existem grandes chances da fatura ficar esquecida em uma pilha de papéis. O ideal é que tudo seja analisado antes do pagamento.

Fique atento. É responsabilidade da agência analisar se os valores de recebimento estão corretos. Essa é a sua receita. Não deixe de estruturar um controle financeiro que tenha um método de conferência das faturas tanto para o pagamento, como para o recebimento de comissão. Você pode estar perdendo dinheiro.

Saber o momento exato de investir

Você consegue responder a essas questões: quando sua agência irá investir em um novo funcionário? Quando sua agência irá investir em uma impressora nova? Quando será o momento de investir em um computador mais avançado? Se a resposta foi: “quando eu perceber que é necessário”, você precisa de um controle financeiro.

Investir não é esperar o momento em que você não dá mais conta da demanda da agência. Ou esperar a impressora parar de funcionar para comprar outra, por exemplo. Um proprietário precisa ter muito bem estruturado os momentos em que a empresa poderá investir para que o caixa se mantenha saudável. Investir às cegas pode causar um grande prejuízo financeiro.

Por isso, veja todos os possíveis investimentos que sua agência pode fazer para melhorar e analise o caixa. Quando você poderá dedicar dinheiro de forma estratégica para não colocar a empresa no vermelho? Esse ponto está ligado com o próximo título.

Criar um caixa para a agência se manter em momentos de crise

Eu sei que os agentes de viagens têm uma ideia de quais são os meses ruins para venda e quais são os melhores. Já ouvi que abril é um dos meses mais fracos e é quando bate aquele desespero: o caixa ficando no vermelho, a agência sem movimento e as vendas caindo drasticamente. Existe um fator no mundo do turismo que é inevitável: sazonalidade. Também conhecida como épocas de alta e baixa temporada. Sua agência não consegue fugir desse fenômeno, mas consegue se organizar financeiramente para estar preparada quando o mês ruim de vendas chegar.

Vamos pegar março como exemplo. Junte informações das vendas de março de 2016, 2017 e deste ano. Analise os números e veja se existe semelhança nos valores. Faça isso com outros meses que você considera bons ou ruins de venda. Isso é importante para que sua análise não esteja baseada em achismo, e sim em números concretos. Se sua agência está no mercado há pouco tempo, reúna os valores que você já tem.

Agora responda: em quais meses sua agência realmente vende mais e em quais ela vende menos?  Em quais meses é possível separar dinheiro para uma reserva financeira e em quais será necessário utilizar esse dinheiro? Muitos proprietários se desesperam em meses de baixa demanda. Fazer uma reserva financeira garante que você não passará por isso. Mas lembre-se: é preciso um estudo financeiro antes de iniciar. Não se baseie em achismos, busque informações concretas. Se quiser entender mais sobre esse assunto, assista a palestra gratuita: Como Manter um bom Fluxo de Caixa em Tempos de Crise?!

Conclusão

O controle financeiro é essencial em uma empresa. Vender é muito importante, mas vender sem cuidar do caixa, das receitas, despesas e dos investimentos pode trazer um resultado desastroso. Sabemos que muitas agências de viagens encerram as atividades com pouquíssimo tempo no mercado, e uma das causas principais é a falta de controle financeiro.

Espero que o artigo te ajude a estruturar esse controle para que sua agência de viagens cresça e se mantenha forte no mercado.

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