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Como delegar tarefas para o seu time

Adriano Gianini

por Adriano Gianini

Como liderar uma equipe que pode ter 1 ou 10 funcionários. Entenda neste artigo como você pode melhorar os resultados da sua agência de viagens aprendendo a delegar tarefas com eficiência.

  1. Introdução
  2.  A visão do líder  
  3. A base para delegar 
  4. Conheça seu time 
  5. Às vezes é preciso delegar o que você gosta de fazer
  6. Saiba como se comunicar 
  7. Senso de urgência e importância
  8. Tenha tempo para o time que você lidera  
  9. Conclusão

Introdução

Delegar é um grande desafio para muitos líderes, porém, o que poucos entendem é que o desafio não está necessariamente no ato de delegar, mas na base que o líder precisa ter para agir. Essa base consiste em ter uma visão estratégica, saber que “abraçar o mundo” não é a solução para ter resultados e que conhecer muito bem a equipe é essencial para saber como delegar e, principalmente, o que delegar.

Se na sua agência de viagens você conta com 1 funcionário, este conteúdo também é para você. Não importa a quantidade de funcionários, o desafio de delegar e ter excelência nos resultados continua o mesmo.

Você sabe quais tarefas delegar? Sabe como acompanhar sua equipe para ajudá-los no que for necessário? Consegue ter tempo para exercer o seu papel de gestor?  Essas perguntas são apenas alguns exemplos dos fatores que envolvem o ato de delegar. 

Continue lendo o artigo para saber como respondê-las e como aprender a ter um time forte e em constante crescimento profissional. Lembre-se que profissionais capacitados crescem, e, consequentemente, fazem a agência crescer também.

A visão do líder

A primeira coisa que o líder precisa entender é que uma de suas principais funções é conectar a equipe aos objetivos e metas da agência. Não é simplesmente delegar, mas mostrar ao time porquê determinada tarefa está sendo delegada e, principalmente, analisar se ela está alinhada com os objetivos já definidos da empresa. Quando o funcionário entende que está recebendo uma atividade que vai ao encontro do propósito estabelecido para a agência, o pensamento de que é só “algo que o chefe não estava afim de fazer”, desaparece. Com isso, a atribuição ganha valor e o resultado se torna muito mais positivo.

Existe uma analogia bem interessante para fazer com que o líder enxergue seu papel quando pensa em delegar. Se imagine como técnico de um time. Ou seja, você não pode jogar, apenas guiar seus jogadores. Pensar dessa forma ajuda os líderes de “primeira viagem” e também aqueles antigos que tem perfil executor. O técnico não estará jogando, não estará no ataque e não estará defendendo. Pelo contrário, estará de fora, tendo uma visão panorâmica e conseguindo pensar a médio e longo prazo (o que é essencial em qualquer tipo de mercado). O técnico é quem tem a visão do todo, de como o time está conectado e, sobretudo, se está indo em direção ao resultado desejado. Existe a possibilidade do time estar em harmonia, mas indo em direção oposta ao propósito estabelecido. É nesse momento que o líder precisa utilizar sua visão do todo para guiar. 

Lembre-se que você pode ter um time conectado caminhando na direção errada. A sua função é enxergar esse problema e resolver. E  como saber se a equipe está caminhando para onde deveria caminhar? As metas, estratégias e ações para alcançar resultados precisam estar bem definidas. Afinal, se as metas e os objetivos não estão estruturados, nem você saberá para onde ir, e isso é desastroso em qualquer empresa.   

A base para delegar  

Delegar não é somente distribuir. Não é pensar “não quero fazer e vou me livrar, alguém pode fazer isso por mim”. Se você, como gestor, pensa dessa maneira, pare agora! 

Contratação

O primeiro ponto da base para delegar está na contratação. Quando você contrata sendo exigente e se atentando ao alinhamento do novo funcionário com a cultura da sua agência de viagens, consegue construir uma equipe mais qualificada para receber e executar tarefas com primor.  O princípio básico de delegar é atribuir uma função a alguém que foi contratado para fazer aquilo melhor do que você faria, e não para fazer de um jeito razoável. Entenda que sua equipe está operando o que você pensou  estrategicamente. A função deles não é ter visão estratégica de como fazer e como ter melhores resultados, essa é sua função. Mas eles tem que ser qualificados para executar o que você imaginou para melhorar a agência como um todo. 

Construa um time forte

Vamos começar deixando claro que ter um time forte não significa que todos sabem tudo. Ter essa força nos seus colaboradores significa, primordialmente, que eles estão prontos para crescer quando for necessário e não vão ficar estagnados. Isso tem ligação com a mentalidade de cada um. Claro que você sempre vai buscar nas contratações construir um time que seja amplamente qualificado, mas essa mentalidade de crescimento precisa estar presente.

Quando você delega uma tarefa, o primeiro resultado pode não ser tão bom quanto seria se você realizasse. Porém, com a contratação correta você poderá ficar tranquilo sabendo que o seu time está crescendo profissionalmente, e que eles irão aprender, com um pouco de tempo, a desempenhar atividades com grande qualidade. Então, não fique desesperado quando no início as tarefas não forem executadas com 100% de excelência. Se você contratou analisando a mentalidade de melhoria contínua, naturalmente  as próximas vezes serão melhores, até o momento em que você terá uma equipe operando suas estratégias e trazendo os resultados desejados.

Ligue um alerta

Toda vez que você tiver a sensação de que seria desastroso delegar uma tarefa a alguém do seu time, ligue um alerta. Existem duas possibilidades para você não ter confiança no funcionário:  você pode ter contratado errado ou pode não estar investindo no treinamento adequado para a evolução do seu time.

Se você está delegando, o cenário normal representa que a tarefa não deve mesmo ser realizada por você, mas por alguém que foi contratado para lidar com o tipo de atividade em questão. Lembre-se: o líder tem que ter “espaço” para pensar a nível estratégico. Quando você “abraça o mundo”, não consegue chegar a esse nível. Sendo assim, se existe a sensação de que será um desastre delegar uma tarefa a alguém que foi contratado para executá-la, você pode ter errado na escolha do colaborador para o seu time. Nesse momento, ligue um alerta e escolha um dos dois caminhos: invista em treinamento para ajudar na evolução do funcionário que não está tão bem preparado para exercer a função, ou reconheça o erro na contratação e pense no desligamento do funcionário.

Seu time precisa fazer melhor do que você tudo que for delegável

Você, como líder, precisa ter tempo para fazer aquilo que está “escrito no seu papel de liderança”. Ou seja, estruturar metas, pensar em estratégias, entender o momento de mudar a direção quando perceber que o que está sendo feito não leva para a meta definida, etc. Esses pontos  são responsabilidades do líder. O operacional precisa entender que tudo o que ele faz corrobora para que esses objetivos sejam alcançados,  mas que a função dele é colocar muitas das ideias estratégicas em prática.

Quais tarefas delegar

Como eu disse anteriormente, você precisa enxergar sua empresa como um técnico enxerga seu time ao longo de um campeonato. Você pode e deve atribuir ao time tudo aquilo que é de nível operacional (atualização de cadastro de clientes, ligações de pós-venda, envio de e-mail para aniversariantes, etc). Tudo que é operacional referente ao cargo de vendedor, delegue a um vendedor. Tudo que é operacional referente ao cargo de financeiro, delegue ao financeiro e assim por diante.

“Mas Adriano, demora muito até o funcionário entender o que eu quero que ele faça”. Então, calma aí! Todas as vezes que esse pensamento surgir você precisa parar e pensar em alguns pontos: eu conheço meu time e sei como extrair o melhor de cada um? Eu tenho tempo para ajudar e acompanhar cada funcionário na execução das tarefas? Minha forma de passar informações é clara? Continue lendo para entender como ter as respostas para essas questões importantes.

Conheça seu time

Você precisa conhecer o seu time melhor do que cada um se conhece. Parece loucura, porém, esse conhecimento não é pessoal, e sim, profissional. Você precisa saber até onde ir para extrair o máximo do seu funcionário. Também tem que estar antenado para entender como ajudar na evolução de cada um. Afinal, as pessoas se desenvolvem de maneiras diferentes.  

Se você precisasse delegar 3 tarefas operacionais importantes hoje, teria 100% de certeza que seu time conseguiria realizar todas com excelência? Na verdade você já precisa ter a resposta para essa pergunta, pois sabendo se o seu time conseguirá executar ou não, você pode se antecipar, ajudá-los e conseguir o melhor resultado. 

Você precisa saber extrair o máximo do seu time

Em muitas empresas acontece do próprio funcionário não ter confiança para executar a tarefa que lhe foi atribuída. Quando o líder delega, consegue ver no semblante da pessoa se ela está confiante ou não. Falando um pouco da minha equipe de Marketing aqui da Monde, todos os dias eles se deparam com novos desafios, mas eu sei que todos da equipe irão conseguir realizar tudo o que eu delegar. Afinal, nós prezamos o entendimento de evolução e crescimento profissional, e isso é estudado no momento da contratação. Se a situação é uma novidade, eles irão pesquisar, ler um artigo, assistir a um vídeo, me questionar, etc. O que for necessário. Isso porque o time entende a importância das tarefas para os objetivos da  empresa. E para entender, todos precisam estar por dentro das metas. Por isso, minha equipe não fica desconectada da diretoria e dos outros departamentos, pois essa conexão faz com que todos caminhem na mesma direção.

Você precisa ser o líder que incentiva evolução

Você não pode ser um disparador de tarefas. Atribuir uma tarefa significa compartilhar uma responsabilidade. Deixe claro aos seus funcionários (ou ao seu funcionário), que sempre que for necessário, eles podem e devem pedir a sua ajuda. Toda vez que uma tarefa não é executada da maneira como você gostaria, é hora de ser o líder que mostra os erros, mas não que pune. Liderar pelo medo não é um bom caminho, pelo contrário, não estimula de forma alguma a evolução das pessoas. Você deve liderar mostrando que o erro aconteceu, como ele aconteceu, qual o melhor caminho para executar a tarefa e como a pessoa pode buscar formas para evitar que aquilo se repita. Isso mostrará para a equipe que eles não têm apenas um chefe, têm um líder que está aberto para ajudar no crescimento  de cada um, ajudando, consequentemente, no crescimento da agência.

Sua equipe é o seu reflexo como líder

Lembre-se que sua equipe é o reflexo da sua postura como líder. É o seu reflexo contratando, liderando e se comunicando. Embora seja mais fácil apontar que o time está despreparado, é muito mais coerente reconhecer que se eles não chegaram ao nível esperado, pode ser que a falha esteja na liderança.

Às vezes é preciso delegar o que você gosta de fazer

Reflita a cada tarefa que você determinar que deve ser feita: isso é operacional? (no sentido de ser uma tarefa rotineira). Se sim, por que eu não delego? “A, porque essa tarefa está em um nível de liderança”. Ok, líderes também executam tarefas operacionais. Mas o que acontece em muitos casos é que essas tarefas estão em um nível abaixo da liderança, e então é o momento de pensar: por que eu não delego? Esse é o primeiro sinal de que você está assumindo um encargo que poderia ser atribuído a outra pessoa.

Pense sempre: “essa é uma tarefa que está mesmo em um nível de liderança ou é o meu lado operacional querendo “abraçá-la”? De repente você vai perceber que, em diversas situações, faz muito mais sentido delegar.

Outra coisa que o líder deve sempre pensar: essa tarefa pode ser automatizada? Se sim, por que não automatizar? Pode ser que você não tenha um Software de gestão te ajudando a facilitar muitas atividades e evitando retrabalho, por exemplo . Mas por experiência própria, eu posso dizer que existem diversas tarefas rotineiras que podem ser automatizadas, principalmente quando você usa uma boa ferramenta de gestão.

Saiba como se comunicar

Líder, gestor, proprietário: sempre que uma tarefa não for executada da maneira como você gostaria, a falha foi sua. (pode ser difícil reconhecer isso, mas é a verdade). Isso porque a responsabilidade pela comunicação é sempre sua.

Existe um ponto muito desafiador no ato de se comunicar: cada pessoa da sua equipe irá entender a informação de um jeito específico. Como gestor é necessário criar mecanismos para passar a mensagem de forma clara. Um dos mecanismos é sempre validar se todos entenderam o que você passou e, principalmente, se entenderam como deve ser feito. Para validar, faça duas pergunta: você entendeu o que deve ser feito? Se a pessoa responder que sim, pergunte: então me diga, por favor. Quero apenas ter certeza que estamos alinhados e “falando a mesma língua”. Nesse momento você descobre possíveis falhas de entendimento e pode se antecipar. 

Defina objetivos para cada ação

Em todas as nossas reuniões aqui na Monde nós sempre nos preocupamos em definir: por que e para que estamos realizando a reunião? O que vamos tratar? Qual o objetivo final? Assim, todos entendem de cara e a comunicação flui muito bem.

Eu sempre encerro minhas reuniões questionando se ficou claro para todo mundo o que precisa ser feito. Como eu já conheço a minha equipe, às vezes sinto a necessidade de repassar. Essa atitude faz com que eu garanta que o nível de entrega será alto e, ao mesmo tempo, que o nível de retrabalho será baixíssimo, pois quanto mais falho o processo de comunicação, maiores são as chances da tarefa voltar para ser refeita.

Senso de urgência e importância

Já parou para pensar que há a possibilidade do senso de urgência e importância de uma tarefa delegada estar em você? Existem pessoas que tem o hábito de acumular afazeres e delegar só no momento que estão sufocadas. Com isso, a probabilidade da atividade ser atribuída “de qualquer jeito” é alta. O fato é que uma atividade atribuída sem contexto não será executada da melhor maneira possível. Se o colaborador que recebeu a tarefa colocá-la em uma fila de prioridades que ele mesmo definiu, a entrega não será realizada no prazo esperado.

Assuma o poder de redefinir tarefas

O líder tem o poder de redefinir as prioridades de cada um da equipe. Dentro do processo de comunicação é preciso sempre se certificar que o colaborador entendeu a urgência da tarefa e porquê ela é urgente.

Claro que, como líder, você precisa delegar tarefas com um prazo viável de entrega. Não adianta falar para o funcionário que ele precisa entregar amanhã uma tarefa que leva, no mínimo, 1 semana. Se esse cenário acontecer você está errando como líder, pois não é justo com sua equipe delegar tarefas com prazos surreais.

Tenha tempo para o time que você lidera

Reforçando o que já foi dito neste artigo: delegar não é se livrar de uma tarefa, é compartilhá-la com alguém. Quando você atribui uma tarefa a responsabilidade continua sendo sua, afinal, a responsabilidade pelo seu time é sua.

Se você pede ao seu funcionário para desenvolver uma tarefa que leva 15 dias, não adianta jogá-la nas mãos dele e chegar 15 dias depois cobrando o resultado. O líder precisa ter tempo para dar apoio a equipe, saber se tudo está indo bem, se há necessidade de alguma ajuda ou se alguma documentação da tarefa se perdeu durante o processo, por exemplo.

Como eu faço aqui na Monde: nós trabalhamos com a metodologia sprint, que tem como princípio definir as atividades que serão desenvolvidas na semana. Na segunda-feira eu tenho uma reunião com o meu time para definir quais serão as atividades da semana. Na quarta-feira fazemos outra reunião para repassar se tudo está indo bem e se alguém precisa de ajuda. Na sexta temos a última reunião para ver se tudo foi entregue como  o planejado. Ou seja, eu tenho as minhas prioridades e tarefas, mas tenho tempo para minha equipe, para dar apoio e garantir que todos entregarão o seu melhor. Só para deixar claro, a equipe de Marketing da Monde não é grande, então, se você pensa que criar processos e acompanhar só é necessário em times com muitos colaboradores, está enganado. 

Conclusão

Delegar não é deixar de ter responsabilidade e não é, de forma alguma, se livrar de uma tarefa. Um bom líder conhece o time e sabe como ajudar na evolução de cada um. Lembre-se que o time opera as ideias do gestor – que tem a função de pensar estrategicamente – guiando a empresa para alcançar sucesso. Como eu disse no artigo, os colaboradores são um reflexo da liderança que os guia. Por isso, analise o seu perfil, as suas ações, a sua forma de se comunicar e tenha uma agência de viagens cada vez mais forte.

 

 

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